Saat melakukan persiapan dalam membuat event untuk sebuah seminar, bisa di bilang paling hectic. Anda dan rekan – rekan yang ditugaskan untuk mencari seminar kit harus bergelut dengan begitu banyak persiapan. salah satunya adalah Memilih vendor yang tepat untuk penyedia seminar kit. Jadi saking pentingnya, Anda juga harus teliti dalam memilih agar tidak berujung dengan kekecewaan. 

Sebelum memesan seminar kit, Anda perlu mencari beberapa alternatif vendor. Setelah itu barulah anda menghubungi satu persatu vendor. baik via pesan teks, telfon, meeting maupun komunikasi lainnya.

Setelah mendapatkan vendor yang cocok, langkah selanjutnya adalah menanyakan kepada vendor terkait dokumen yang dibutuhkan, seperti NPWP, Faktur Pajak, SIUP, dan dokumen lainnya yang nanti akan diperlukan oleh perusahaan Anda.

Dengan memiliki dokumen – dokumen yang lengkap, Anda nantinya akan mudah untuk mengurus dokumen administrasi yang di butuhkan. Karena itu, penyedia seminar kit yang mempunyai legalitas menurut kami sangat penting untuk di ajak kerjasama untuk menjadi partner selanjutnya dalam melakukan pengadaan barang dan jasa tentunya seminar kit.

5 Dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan pengadaan barang dan jasa seminar kit?

 1. Dokumen Faktur Pajak 

Dalam memilih penyedia seminar kit tentu anda sebagai customer pasti membutuhkan faktur pajak. khususnya untuk bagian instansi pemerintah dan swasta yang terkadang membutuhkan faktur pajak.

Mungkin Anda bertanya, kenapa instansi/perusahaan Anda membutuhkan faktur pajak, jawabanya adalah faktur pajak sangat berguna. Lalu apa manfaatnya melakukan pengadaan barang dan jasa di penyedia seminar kit yang bisa mengeluarkan faktur pajak.  

Manfaatnya adalah Vendor dapat membantu Anda dalam melakukan pelaporan pajak tanpa Anda harus mengurus sendiri. Hanya dengan memberikan NPWP perusahaan Anda saja kepada vendor.

Oleh karena itu sebelum Anda memilih vendor penyedia seminar kit, tentunya hal yang harus diperhatikan adalah Anda harus meminta dan menanyakan kepada vendor apakah bisa untuk mengeluarkan faktur pajak.

karena jika mendapatkan vendor yang bisa mengeluarkan faktur pajak, secara langsung vendor tersebut dapat memudahkan anda dalam melakukan pemberkasan terkait dokumen – dokumen administrasi yang dibutuhkan.

2. Quotation dan Invoice

Sebelum memesan seminar kit, penting bagi Anda untuk mendapatkan dokumen berupa surat penawaran atau quotation, hal ini berguna ketika Anda ingin mengetahui harga dan produk yang ditawarkan oleh penyedia seminar kit.

Langkahnya dimulai saat Anda menghubungi pihak penyedia barang atau jasanya. Setelah itu baru surat penawaran akan dikirimkan sesuai dengan yang diinginkan.

Lalu apa perbedaannya dengan invoice, invoice adalah sebuah surat permintaan atau penagihan untuk melakukan suatu pembayaran.

Jadi ketika Anda telah memesan seminar kit, Anda perlu untuk meminta sebuah invoice kepada penyedia seminar kit.  karena surat ini merupakan komitmen antara penjual dan pembeli tentang tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan.

Invoice ini diberikan oleh vendor kepada pelanggan dengan disertai lampiran tanda terima barang dan sekaligus dengan faktur pajak.

3. SIUP, TDP, Akta Perusahaan dan NPWP Perusahaan

Setelah Anda melakukan pengadaan barang dan jasa kepada penyedia seminar kit. Anda dapat meminta SIUP, TDP , Akta Perusahaan dan NPWP perusahaan jika dibutuhkan. Khususnya untuk instansi pemerintah biasanya membutuhkan dokumen – dokumen ini untuk pemberkasan.

Selain itu, dengan Anda meminta SIUP, TDP, Akta Perusahaan dan NPWP Perusahaan. Anda dapat mengecek, apakah vendor yang dihubungi memiliki legalitas asli atau palsu. Maka dari itu sangat penting untuk meminta legalitas vendor sehingga ketika Anda melakukan pengadaan barang dan jasa Anda bisa menindentifikasi dan Anda tidak akan tertipu.  

4. SPK/MOU

Biasanya dalam memesan seminar kit, instansi pemerintah maupun swasta, sering melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sistem pembayaran di akhir (LS).

Saat ini sudah banyak sekali, khususnya instansi pemerintah yang melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sistem pembayaran di akhir.

Lalu apa hubunganya Pembayaran di akhir dengan SPK/MoU. Hubunganya ialah SPK/MoU adalah bagian dari sistem pembayaran di akhir (LS).

Jadi jika anda ingin melakukan pengadaan barang dan jasa seminar kit dengan sistem pembayaran di akhir maka Anda sebagai calon pelanggan harus membuat Spk terlebih dahulu, lalu setelah itu dibuatlah MoU yang akan di tanda tangani oleh kedua belah pihak dan barulah anda bisa melakukan sistem pembayaran di akhir.

5. Berita Acara Serah Terima ( BAST)

Saat anda melakukan pengadaan barang dan jasa, Anda tentunya perlu meminta Berita Acara Serah Terima (BAST) kepada penyedia seminar kit tentunya. Berita acara serah terima ini bertujuan sebagai bukti penyerahan/penerimaan sebuah barang bilamana dikemudian hari terdapat kekeliruan.

Berita acara serah terima barang berfungsi untuk mencegah terjadinya kecurangan, mencegah terjadinya minus dalam pengelolaan stock barang
serta menjadikan laporan stock bersifat transparan.

Untuk itulah anda sebagai calon pelanggan wajib meminta Berita Acara Serah Terima setelah proses produk yang anda pesan di vendor penyedia seminar kit selesai dan akan di kirimkan.

Itulah tadi 5 dokumen yang dapat membantu Anda dalam memilih vendor penyedia seminar kit terbaik. Pastikan saat mencari vendor seminar kit, Anda harus selalu memperhitungkan terkait legalitas perusahaan, kemudahan dalam memproses berkas – berkas yang diminta, Harga serta kualitas produk yang anda pesan.

Untuk memudahkan anda dalam mencari vendor yang memiliki Legalitas, Profesionalitas dan berkualitas. Anda dapat mencari vendor penyedia seminar kit terbaik di indonesia, Paketseminar.com

Mencari produk seminar kit dengan mudah, harga kompetitif, berkualitas dan pengurusan dokumen mudah. Menariknya, jika Anda memesan souvenir kit memungkinkan Anda mendapatkan Free Branding, Free Ongkir hinga Diskon yang menarik. Tunggu apalagi? Segera Pesan Seminar kit Anda Disini!