8 Hal Penting untuk EO yang Akan Mengadakan Event
Apakah Anda akan mengadakan Event dalam waktu dekat? Anda sebagai panitia event tersebut atau sebagai EO (Event Organizer) yang diminta mengkoordinasi event untuk Klien? Jika ya, tentunya Anda ingin event Anda berjalan dengan lancar dan sukses. Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dan persiapkan sebelum mengadakan event. Berikut kami merangkum 8 hal penting yang harus diperhatikan dalam mengadakan event :
1. General Meeting
Rapat dengan pihak terkait sangatlah penting karena akan menentukan hal-hal mendasar dan konseptual dalam event. Jika Anda adalah EO maka sangat penting untuk melakukan general meeting dengan klien Anda untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharapkan oleh Klien. General meeting tersebut akan menghasilkan kesepakatan-kesepakatan mendasar yang akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda akan sukses karena Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien terhadap event yang akan dilaksanakan. Setelah general meeting, EO harus melakukan internal meeting untuk menurunkan perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan membaginya kepada setiap divisi dalam tim EO.
2. Anggaran Biaya
Salah satu hasil dari general meeting tentunya adalah perencanaan anggaran biaya. Berapa biaya yang dimiliki oleh klien untuk mengadakan acara tersebut. Penentuan anggaran di awal sangat penting agar pembelanjaan anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki. Setelah klien menentukan anggaran, maka tim EO harus segera membagi anggaran tersebut kepada setiap divisi, seperti untuk keperluan penyewaan tempat / gedung, pengadaan konsumsi, transportasi dan logistik seperti sound system, dekorasi, souvenir, sampai fee jika mengundang pembicara atau pengisi hiburan.
3. Check List
Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia / project officer , ketua divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang terbatas.
4. Timeline Kerja
Setiap job desk yang sudah dibagikan dan sudah masuk dalam checklist harus ditentukan waktu pengerjaannya agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan. Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan event seperti penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri sampai menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.
5. Rundown Acara
Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau susunan acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah pengadaan general meeting. Seiring berjalannya persiapan acara rundownharus terus diperbaharui karena tidak semua yang direncanakan akan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang hadir sampai konten acara yang mungkin berubah.
6. Koordinasi Vendor
Sebagian besar event pasti membutuhkan pihak ketiga yang mampu memenuhi kebutuhan event tersebut. Panitia atau EO akan sangat kesulitan jika harus memenuhi segala kebutuhan event. Pihak ketiga atau vendor harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal yang dibutuhkan dapat terpenuhi. Berikut beberapa vendor umum yang dibutuhkan dalam mengadakan event.
- Vendor Makanan atau Catering
Sebuah event pasti membutuhkan makanan, apalagi yang diadakan seharian penuh atau bahkan beberapa hari. Pengadaan makanan harus disesuaikan dengan anggaran biaya agar anggaran tidak defisit. Pastikan vendor makanan memiliki track record yang baik, jika perlu survei dan bandingkan beberapa vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor terbaik.
- Vendor Ruangan / Gedung
Jika klien Anda tidak memiliki gedung atau ruangan sendiri tentunya Anda harus menyewa ruangan di tempat lain dengan budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan dengan jumlah orang yang akan hadir dalam event yang Anda buat. Pastikan fasilitas ruangan juga memadai seperti tersedianya toilet, tempat parkir, mushola, pendingin ruangan yang baik sampai sound system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung juga harus strategis agar peserta yang akan hadir tidak sulit dan terlalu jauh menjangkaunya.
- Vendor Souvenir
Banyak jenis event yang membutuhkan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak yang hadir dalam event tersebut. Souvenir yang bagus akan membuat event lebih berkesan dan membuat pihak-pihak terkait yang hadir merasa dihargai. Souvenir juga bisa menjadi kenang-kenangan agar event tersebut selalu teringat. Jika souvenir tersebut bermanfaat seperti souvenir tas, goodie bag, buku, pulpen dll. maka akan lebih berkesan karena dapat dipakai kembali. Penyedia atau vendor souvenir harus dipilih dengan baik sesuai track record-nya dan pengerjaan harus tepat waktu agar souvenir dapat dibagikan pada hari-H event.
7. Media Promosi
Jika event yang Anda kerjakan merupakan event bertiket atau mengundang banyak orang untuk hadir maka Anda perlu media promosi dan publikasi. Semakin bagus promosi yang Anda buat makan semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi oleh banyak orang. Promosi bisa dilakukan di banyak tempat dengan biaya yang murah terutama publikasi melalui media digital. Anda dapat mengiklankan acara Anda atau menyebarkan konten promosi ke komunitas atau grup terkait atau meminta influencer untuk mempromosikan acara Anda lewat media digital mereka.
8. Final Check dan Rencana Cadangan
Perlu integrasi tugas antara setiap divisi bahkan setiap orang dalam mengadakan event. Final check diperlukan sebelum pelaksanaan acara agar tidak ada hal yang terlewat dan setiap orang mengetahui progres persiapan event secara keseluruhan. Dibahas pula rencana cadangan atau plan B dalam mengadakan acara. Tidak semua hal yang dipersiapkan akan berjalan lancar dengan pasti. Rencana cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti waktu rundown acara yang mundur, pembicara yang berganti, jumlah peserta yang berubah, dan lain sebagainya.
Hal-hal diatas merupakan poin-poin penting secara umum yang perlu diperhatikan dalam mengadakan sebuah event. Setiap kategori event memiliki perbedaan dalam banyak hal sehingga persiapannya pun berbeda. Berikut dijelaskan hal-hal paling penting dalam mengadakan event sesuai dengan kategori event :
1. Seminar, Konferensi atau Pelatihan
Jika event yang sedang Anda kerjakan adalah event seminar, konferensi atau pelatihan maka hal paling penting yang harus dipersiapkan adalah Pembicara, Pemateri dan Logistik untuk pihak-pihak yang hadir. Logistik yang dimaksud yaitu makanan, ruangan dan souvenir. Makanan harus disesuaikan dapat berupa snack saja atau bisa makanan berat jika event melewati jam makan. Ruangan harus sesuai untuk kegiatan pembelajaran karena seminar dan pelatihan adalah event pembelajaran dan diskusi untuk transfer dan berbagi ilmu. Souvenir yang disediakan harus mendukung pelaksanaan seminar dan pelatihan seperti seminar kit yang berisi tas dan alat tulis. Tas berupa tas goodie bag, ransel atau selempang dapat digunakan peserta untuk membawa barang bawaannya. Alat tulis berupa buku agenda atau notes dan pulpen dapat digunakan peserta untuk mencatat hal-hal penting dalam pelaksanaan seminar atau pelatihan.
2. Incentive Event (Family Gathering atau Rewarding Event)
Banyak perusahaan atau instansi yang mengadakan incentive event. Bentuknya dapat berupa family gathering, rewarding event atau event sejenis. Umumnya, tujuan acara adalah untuk ajang silaturahmi atau pemberian penghargaan kepada para karyawan. Maka hal paling penting yang harus diperhatikan adalah konsep acara, ruangan dan logistik yang berkesan. Konsep harus dapat menyajikan suasana yang emosional karena merupakan perpaduan antara acara formal dan kekeluargaan. Ruangan harus nyaman karena kemungkinan besar peserta akan membawa keluarga. Logistik berupa makanan dan souvenir harus disediakan sebaik mungkin, makanan harus sesuai dengan kebutuhan keluarga dan souvenir harus berkesan. Jika memungkinkan dapat dibuatkan souvenir eksklusif yang dapat memberikan kesan mendalam bagi peserta.
3. Exhibition (Pameran)
Event pameran sering diadakan oleh berbagai Instansi untuk memamerkan hasil karya atau mempromosikan produk-produk terbaru. Hal paling penting yang harus diperhatikan dalam mengadakan pameran adalah koordinasi vendor (logistik) dan manajemen tenant. Vendor logistik yang menyediakan dekorasi, meja, ruangan harus dipastikan dengan baik agar tenant dapat melakukan pameran dengan baik. Manajemen tenant yang dimaksud adalah mengkoordinasi tenant pengisi stand pameran agar dapat menyuguhkan pameran yang menarik.
4. Meeting
Rapat atau meeting dapat menjadi event yang sangat penting bagi petinggi-petinggi perusahaan atau instansi apalagi jika mengundang stakeholder terkait atau rapat yang melibatkan banyak perusahaan / instansi yang berbeda. Hal yang harus diperhatikan dengan baik adalah koordinasi vendor terutama ruangan beserta fasilitasnya, makanan dan souvenir. Ruangan dan fasilitasnya harus mendukung untuk aktivitas diskusi dan presentasi. Makanan terbaik dan souvenir eksklusif disediakan agar acara terkesan eksklusif dan dikenang dengan baik.
5. Event Hiburan
Acara hiburan seperti pentas seni atau konser dapat dikatakan acara yang sangat kompleks sehingga persiapannya juga panjang. Di luar persiapan internal EO, hal paling penting yang harus diperhatikan adalah media promosi yang baik. Sebagus apapun acara hiburan jika peserta yang hadir sedikit maka acara akan terkesan buruk. Manajemen promosi dan penjualan tiket sangat penting demi menunjang kesuksesan acara.
Berikut 8 hal penting yang harus diperhatikan terutama bagi EO yang akan mengadakan event dan 5 contoh kategori event beserta hal paling penting yang harus diperhatikan. Jika Anda dapat mengerjakan semua hal penting tersebut dengan baik kemungkinan besar event yang Anda susun dapat terlaksana dengan baik. Walaupun Anda tidak dapat memastikan hasil event yang terbaik tetapi Anda dapat memastikan bahwa rencana dan eksekusi sudah dilakukan dengan usaha yang terbaik. Semoga tulisan ini dapat membantu dan menjadi referensi bagi Anda yang akan mengadakan event dan sedang mempersiapkannya. Terima kasih.Jika Anda membutuhkan vendor souvenir atau seminar kit terpercaya. Anda dapat memesan online melalui paketseminar.com . Kami, di bawah Siaga Souvenir & Merchandise, berpengalaman sejak tahun 2012 menyediakan souvenir dan seminar kit bagi ratusan Instansi di seluruh Indonesia. Silahkan lihat produk kami di link ini. Atau langsung hubungi CS WA kami di 0812 9888 1928 atau 081 1111 7813
