Select Page
8 Hal Penting untuk EO yang Akan Mengadakan Event

8 Hal Penting untuk EO yang Akan Mengadakan Event

Apakah Anda akan mengadakan Event dalam waktu dekat? Anda sebagai panitia event tersebut atau sebagai EO (Event Organizer) yang diminta mengkoordinasi event untuk Klien? Jika ya, tentunya Anda ingin event Anda berjalan dengan lancar dan sukses. Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dan persiapkan sebelum mengadakan event. Berikut kami merangkum 8 hal penting yang harus diperhatikan dalam mengadakan event :

1. General Meeting

Rapat dengan pihak terkait sangatlah penting karena akan menentukan hal-hal mendasar dan konseptual dalam event. Jika Anda adalah EO maka sangat penting untuk melakukan general meeting dengan klien Anda untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharapkan oleh Klien. General meeting tersebut akan menghasilkan kesepakatan-kesepakatan mendasar yang akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda akan sukses karena Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien terhadap event yang akan dilaksanakan. Setelah general meeting, EO harus melakukan internal meeting untuk menurunkan perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan membaginya kepada setiap divisi dalam tim EO.

2. Anggaran Biaya

Salah satu hasil dari general meeting tentunya adalah perencanaan anggaran biaya. Berapa biaya yang dimiliki oleh klien untuk mengadakan acara tersebut. Penentuan anggaran di awal sangat penting agar pembelanjaan anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki. Setelah klien menentukan anggaran, maka tim EO harus segera membagi anggaran tersebut kepada setiap divisi, seperti untuk keperluan penyewaan tempat / gedung, pengadaan konsumsi, transportasi dan logistik seperti sound system, dekorasi, souvenir, sampai fee jika mengundang pembicara atau pengisi hiburan.

3. Check List

Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia / project officer , ketua divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang terbatas.

4. Timeline Kerja

Setiap job desk yang sudah dibagikan dan sudah masuk dalam checklist harus ditentukan waktu pengerjaannya agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan. Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan event seperti penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri sampai menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.

5. Rundown Acara

Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau susunan acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah pengadaan general meeting. Seiring berjalannya persiapan acara rundownharus terus diperbaharui karena tidak semua yang direncanakan akan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang hadir sampai konten acara yang mungkin berubah.

6. Koordinasi Vendor

Sebagian besar event pasti membutuhkan pihak ketiga yang mampu memenuhi kebutuhan event tersebut. Panitia atau EO akan sangat kesulitan jika harus memenuhi segala kebutuhan event. Pihak ketiga atau vendor harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal yang dibutuhkan dapat terpenuhi. Berikut beberapa vendor umum yang dibutuhkan dalam mengadakan event.

  • Vendor Makanan atau Catering

Sebuah event pasti membutuhkan makanan, apalagi yang diadakan seharian penuh atau bahkan beberapa hari. Pengadaan makanan harus disesuaikan dengan anggaran biaya agar anggaran tidak defisit. Pastikan vendor makanan memiliki track record yang baik, jika perlu survei dan bandingkan beberapa vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor terbaik.

  • Vendor Ruangan / Gedung

Jika klien Anda tidak memiliki gedung atau ruangan sendiri tentunya Anda harus menyewa ruangan di tempat lain dengan budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan dengan jumlah orang yang akan hadir dalam event yang Anda buat. Pastikan fasilitas ruangan juga memadai seperti tersedianya toilet, tempat parkir, mushola, pendingin ruangan yang baik sampai sound system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung juga harus strategis agar peserta yang akan hadir tidak sulit dan terlalu jauh menjangkaunya.

  • Vendor Souvenir

Banyak jenis event yang membutuhkan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak yang hadir dalam event tersebut. Souvenir yang bagus akan membuat event lebih berkesan dan membuat pihak-pihak terkait yang hadir merasa dihargai. Souvenir juga bisa menjadi kenang-kenangan agar event tersebut selalu teringat. Jika souvenir tersebut bermanfaat seperti souvenir tas, goodie bag, buku, pulpen dll. maka akan lebih berkesan karena dapat dipakai kembali. Penyedia atau vendor souvenir harus dipilih dengan baik sesuai track record-nya dan pengerjaan harus tepat waktu agar souvenir dapat dibagikan pada hari-H event.

7. Media Promosi

Jika event yang Anda kerjakan merupakan event bertiket atau mengundang banyak orang untuk hadir maka Anda perlu media promosi dan publikasi. Semakin bagus promosi yang Anda buat makan semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi oleh banyak orang. Promosi bisa dilakukan di banyak tempat dengan biaya yang murah terutama publikasi melalui media digital. Anda dapat mengiklankan acara Anda atau menyebarkan konten promosi ke komunitas atau grup terkait atau meminta influencer untuk mempromosikan acara Anda lewat media digital mereka.

8. Final Check dan Rencana Cadangan

Perlu integrasi tugas antara setiap divisi bahkan setiap orang dalam mengadakan event. Final check diperlukan sebelum pelaksanaan acara agar tidak ada hal yang terlewat dan setiap orang mengetahui progres persiapan event secara keseluruhan. Dibahas pula rencana cadangan atau plan B dalam mengadakan acara. Tidak semua hal yang dipersiapkan akan berjalan lancar dengan pasti. Rencana cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti waktu rundown acara yang mundur, pembicara yang berganti, jumlah peserta yang berubah, dan lain sebagainya.

Hal-hal diatas merupakan poin-poin penting secara umum yang perlu diperhatikan dalam mengadakan sebuah event. Setiap kategori event memiliki perbedaan dalam banyak hal sehingga persiapannya pun berbeda. Berikut dijelaskan hal-hal paling penting dalam mengadakan event sesuai dengan kategori event :

1. Seminar, Konferensi atau Pelatihan

Jika event yang sedang Anda kerjakan adalah event seminar, konferensi atau pelatihan maka hal paling penting yang harus dipersiapkan adalah Pembicara, Pemateri dan Logistik untuk pihak-pihak yang hadir. Logistik yang dimaksud yaitu makanan, ruangan dan souvenir. Makanan harus disesuaikan dapat berupa snack saja atau bisa makanan berat jika event melewati jam makan. Ruangan harus sesuai untuk kegiatan pembelajaran karena seminar dan pelatihan adalah event pembelajaran dan diskusi untuk transfer dan berbagi ilmu. Souvenir yang disediakan harus mendukung pelaksanaan seminar dan pelatihan seperti seminar kit yang berisi tas dan alat tulis. Tas berupa tas goodie bag, ransel atau selempang dapat digunakan peserta untuk membawa barang bawaannya. Alat tulis berupa buku agenda atau notes dan pulpen dapat digunakan peserta untuk mencatat hal-hal penting dalam pelaksanaan seminar atau pelatihan.

2. Incentive Event (Family Gathering atau Rewarding Event)

Banyak perusahaan atau instansi yang mengadakan incentive event. Bentuknya dapat berupa family gathering, rewarding event atau event sejenis. Umumnya, tujuan acara adalah untuk ajang silaturahmi atau pemberian penghargaan kepada para karyawan. Maka hal paling penting yang harus diperhatikan adalah konsep acara, ruangan dan logistik yang berkesan. Konsep harus dapat menyajikan suasana yang emosional karena merupakan perpaduan antara acara formal dan kekeluargaan. Ruangan harus nyaman karena kemungkinan besar peserta akan membawa keluarga. Logistik berupa makanan dan souvenir harus disediakan sebaik mungkin, makanan harus sesuai dengan kebutuhan keluarga dan souvenir harus berkesan. Jika memungkinkan dapat dibuatkan souvenir eksklusif yang dapat memberikan kesan mendalam bagi peserta.

3. Exhibition (Pameran)

Event pameran sering diadakan oleh berbagai Instansi untuk memamerkan hasil karya atau mempromosikan produk-produk terbaru. Hal paling penting yang harus diperhatikan dalam mengadakan pameran adalah koordinasi vendor (logistik) dan manajemen tenant. Vendor logistik yang menyediakan dekorasi, meja, ruangan harus dipastikan dengan baik agar tenant dapat melakukan pameran dengan baik. Manajemen tenant yang dimaksud adalah mengkoordinasi tenant pengisi stand pameran agar dapat menyuguhkan pameran yang menarik.

4. Meeting

Rapat atau meeting dapat menjadi event yang sangat penting bagi petinggi-petinggi perusahaan atau instansi apalagi jika mengundang stakeholder terkait atau rapat yang melibatkan banyak perusahaan / instansi yang berbeda. Hal yang harus diperhatikan dengan baik adalah koordinasi vendor terutama ruangan beserta fasilitasnya, makanan dan souvenir. Ruangan dan fasilitasnya harus mendukung untuk aktivitas diskusi dan presentasi. Makanan terbaik dan souvenir eksklusif disediakan agar acara terkesan eksklusif dan dikenang dengan baik.

5. Event Hiburan

Acara hiburan seperti pentas seni atau konser dapat dikatakan acara yang sangat kompleks sehingga persiapannya juga panjang. Di luar persiapan internal EO, hal paling penting yang harus diperhatikan adalah media promosi yang baik. Sebagus apapun acara hiburan jika peserta yang hadir sedikit maka acara akan terkesan buruk. Manajemen promosi dan penjualan tiket sangat penting demi menunjang kesuksesan acara.

Berikut 8 hal penting yang harus diperhatikan terutama bagi EO yang akan mengadakan event dan 5 contoh kategori event beserta hal paling penting yang harus diperhatikan. Jika Anda dapat mengerjakan semua hal penting tersebut dengan baik kemungkinan besar event yang Anda susun dapat terlaksana dengan baik. Walaupun Anda tidak dapat memastikan hasil event yang terbaik tetapi Anda dapat memastikan bahwa rencana dan eksekusi sudah dilakukan dengan usaha yang terbaik. Semoga tulisan ini dapat membantu dan menjadi referensi bagi Anda yang akan mengadakan event dan sedang mempersiapkannya. Terima kasih.Jika Anda membutuhkan vendor souvenir atau seminar kit terpercaya. Anda dapat memesan online melalui paketseminar.com . Kami, di bawah Siaga Souvenir & Merchandise, berpengalaman sejak tahun 2012 menyediakan souvenir dan seminar kit bagi ratusan Instansi di seluruh Indonesia. Silahkan lihat produk kami di link ini. Atau langsung hubungi CS WA kami di 0812 9888 1928 atau 081 1111 7813

SOUVENIR TUMBLER

SOUVENIR TUMBLER

Saat ini, tumbler atau botol minum bukan saja menjadi tempat untuk menyimpan air minum tetapi sudah menjadi bagian dari gaya hidup yaitu gaya hidup yang ramah lingkungan. Tumbler merupakan nama sebutan bagi botol minum yang dapat diisi air minum secara berulang-ulang kali. Karena permintaan yang tinggi, saat ini sangat banyak dijumpai berbagai jenis tumbler yang dijual di pasaran mulai dari yang berbahan plastik, stainless steel, aluminium sampai kaca. Modelnya pun memiliki banyak varian, mulai dari yang berbentuk botol panjang standar sampai yang berbentuk kotak dengan berbagai macam variasi gambar.

Berdasarkan bahan pembuatnya, tumbler dapat dibagi menjadi beberapa macam yaitu :

  • Tumbler Plastik

Perlu diperhatikan bahwa tidak semua jenis tumbler plastik dapat digunakan untuk minum secara berulang kali. Terdapat beberapa jenis bahan plastik yang hanya dapat digunakan sebagai wadah minum sekali pakai. Tanda berpanah tiga yang memiliki nomor 1 – 7 merupakan tanda bahan plastik apa yang digunakan. Tanda nomor 2 (PET) dan 4 (LDPE) merupakan tanda yang aman dipakai berkali-kali. Botol dengan tanda nomor 3 (PVC), 6 (PP) dan 7 (Other) merupakan botol yang tidak dapat digunakan sebagai botol minum karena kandungan plastiknya berbahaya bagi kesehatan. Botol dengan tanda nomor 5 (PP) merupakan jenis botol yang paling aman untuk digunakan secara berulang kali.

  • Tumbler Stainless Steel

Tumbler berbahan stainless steel merupakan tumbler yang aman digunakan sebagai tempat minum secara berulang kali. Bahan stainless steel lebih kuat dan awet digunakan sebagai bahan pembuat tumbler. Tidak perlu khawatir jika tumbler jatuh karena bahan stainless steel cukup kuat untuk menjaga keutuhan tumbler. Bahan stainless steel sering digunakan untuk tumbler yang berbentuk seperti termos yang juga memiliki fungsi untuk menjaga suhu air di dalamnya sehingga dapat menyimpan air panas.

  • Tumbler Aluminium

Bahan aluminium hampir sama dengan stainless steel yaitu memiliki kelebihan lebih kuat dan lebih awet. Aluminum dapat menjadi bahan alternatif selain bahan stainless steel.

  • Tumbler Kaca

Bahan kaca memiliki sifat inert yaitu tidak mudah bereaksi dengan bahan lain. Plastik merupakan salah satu contoh bahan yang cukup mudah bereaksi dengan bahan lain sehingga jika air minum di tumbler mulai memiliki rasa dan bau, artinya zat dalam plastik mulai bermigrasi ke air. Sifat inert kaca sangat berguna karena pengguna tumbler tidak perlu khawatir zat dari tumbler akan berpindah ke air minum dan mengganggu kesehatan. Kelemahan dari tumbler kaca adalah mudah pecah. Jika tidak hati-hati dan terjatuh maka tumbler kaca akan sangat mudah pecah.

Apapun bahan tumblernya, yang terpenting adalah bagaimana kita merawat tumbler tersebut agar tetap awet dan dapat digunakan dalam jangka waktu panjang. Berikut beberapa jenis tumbler yang dapat ditemukan di paketseminar.com :

  • Tumbler Niagara
  • Tumbler Sport Hitam
  • Tumbler Sport
  • Tumbler Infused
  • Tumbler Cruise
  • Tumbler Calista
SOUVENIR KULIT SINTETIS

SOUVENIR KULIT SINTETIS

Kulit sintetis dewasa ini menjadi bahan yang banyak digunakan untuk memproduksi keperluan sandang manusia. Bahan dasar kulit sintetis adalah polimer-polimer yang dibuat secara sintetis oleh manusia. Bentuk, ukuran dan tekstur kulit sintetis dibuat semirip mungkin dengan kulit asli bahkan bisa lebih baik untuk memenuhi kebutuhan pasar. Polimer tersebut juga dewasa ini dikembangkan dengan penambahan zat pyroxylin.

Konsumen lebih menyukai kulit sintetis karena memiliki harga yang jauh lebih murah dan lebih awet dari kulit asli. Selain itu banyak juga yang berpindah ke kulit sintetis karena isu animal welfare. Banyak produk yang bisa dihasilkan dari bahan kulit sintetis seperti tas, jaket, sepatu, ikat pinggang, pouch, agenda, nametag dll. Kulit sintetis dibagi menjadi 3 jenis :

  1. Kulit Sintetis High Quality

Kulit jenis ini memiliki beberapa macam yaitu mbtech, murano, dan platinum. Kualitas kulit jenis ini merupakan kualitas yang terbaik dibanding jenis lainnya. Sifat kulit lebih awet dan lebih lembut sehingga harganya pun lebih mahal dari yang lainnya.

2. Kulit Sintetis Medium Quality

Jenis kulit ini memiliki tekstur yang agak lembut tidak selembut kulit sintetis high quality. Berikut jenis-jenis kulitnya : virotec dan caviero atau dengan sebutan virotec super, martin suede

3. Kulit Sintetis Low Quality

Sifat kulit jenis ini adalah kasar dan tipis. Jenis-jenisnya yaitu camera, kanvas, parasit, dan vinyl. Jenis kulit ini merupakan jenis kulit yang paling murah dan tipis. Biasanya hanya digunakan sebagai pelapis bahan lain.

Kulit sintetis memiliki beberapa kekurangan dan kelebihan. Kelebihan kulit sintetis adalah memiliki tampilan luar yang menyerupai kulit asli namun harganya jauh lebih murah. Lebih awet karena terbuat dari bahan sintetis dan mudah untuk diwarnai. Kekurangannya adalah memiliki bau yang mirip seperti plastik serta jika digunakan sebagai jaket tidak sehangat menggunakan kulit asli.

Kulit sintetis sangat cocok untuk digunakan sebagai bahan souvenir karena ketersediaan bahannya yang melimpah sehingga cocok untuk produksi massal. Berikut beberapa souvenir yang terbuat dari kulit asli dari SOUVIA Group (paketseminar.com dan tasgoodiebag.com).

SOUVENIR KULIT SINTETIS SOUVIA

TS10 Genim

TS11 Excel

TS16 Postman

PC04 Pouch

PC07 Pouch

PC17 Pouch

AG01 Agenda

AG02 Agenda

NT07 Nametag

NT08 Nametag

MASIH RAGU DENGAN KAMI ?

MASIH RAGU DENGAN KAMI ?

Seiring berjalannya waktu, banyak bermunculan penyedia seminar kit dan souvenir di seluruh Indonesia. Paketseminar.com mulai menjadi penyedia seminar kit dan souvenir sejak tahun 2014. Kami terus belajar, berkembang dan berinovasi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Kami melakukan banyak inovasi mulai dari variasi produk, peningkatan pelayanan, inovasi marketing sampai peningkatan kapasitas tim perusahaan.

Saat ini, paketseminar.com telah menjadi Market Leader di Indonesia dalam penyediaan seminar kit dengan legal PT. Gema Mulia Semesta. Jika dibandingkan dengan kompetitor di seluruh Indonesia, maka kamilah yang terbesar sehingga gelar Penyedia Seminar Kit dan Souvenir No. 1 di Indonesia bukan hanya pernyataan tanpa data dan fakta. Kami mengukuhkan posisi sebagai Market Leader di Indonesia dengan mengeluarkan data sebaran konsumen kami selama tahun 2019.

Konsumen kami tersebar dari Aceh sampai Papua dengan konsumen terbanyak di DKI Jakarta dan Jawa Barat. Kami juga memiliki banyak konsumen loyal di Sumatera, Kalimantan dan Sulawesi. Walaupun kami berada di Bogor dan konsumen berada di Pulau lain, namun kami masih bisa memenuhi kebutuhan konsumen dengan berkomunikasi secara intens melalui WhatsApp dan melakukan pengiriman produk melalui ekspedisi terpercaya sehingga banyak konsumen yang melakukan pemesanan berulang-ulang kali.

Segmen pasar kami juga cukup beragam, kami melayani instansi swasta, pemerintahan, lembaga pendidikan, organisasi hingga perseorangan. Konsumen terbanyak kami berasal dari pihak swasta, perseorangan dan pemerintahan. Seiring pertumbuhan konsumen, kami senantiasa meningkatkan pula kapasitas pelayanan kami. Sebab kepuasan konsumen adalah prioritas kami.

Setelah melihat portofolio konsumen kami. Masihkah Anda ragu dengan kami ?

7 JENIS TAS UNTUK SOUVENIR & SEMINAR KIT

7 JENIS TAS UNTUK SOUVENIR & SEMINAR KIT

Tas merupakan produk sandang yang sudah melekat di kehidupan sehari-hari masyarakat. Saat beraktivitas seringkali kita membawa banyak barang sehingga membutuhkan tas untuk membawa barang-barang tersebut. Kegiatan seminar atau event yang membutuhkan souvenir juga seringkali memilih produk tas sebagai souvenir atau seminar kit. Berikut daftar tas  souvenir dan seminar kit yang cocok untuk souvenir dan seminar kit :

1. Tas Ransel / Backpack

Tas backpack adalah jenis tas yang paling populer digunakan di dunia. Tas dipakai di punggung dengan cara digendong. Seiring perkembangan jaman tas backpack mengalami perkembangan dan memiliki banyak spesialisasi seperti tas untuk naik gungung, tas untuk sekolah, untuk membawa laptop, untuk traveling dan berbagai keperluan lainnya.

2. Messenger Bag / Tas Kurir

Messenger bag merupakan tas selempang yang paling klasik. Jika dipakai untuk beraktivitas di kantor tas ini akan memberikan kesan yang lebih formal. Cara pemakaian tas ini adalah dengan diselempangkan di pundak secara menyilang melewati tubuh.


3. Sling Bag

Tas selempang kecil atau sling bag populer karena bentuknya yang kecil. Tas cocok untuk kegiatan sehari-hari dan dapat memberikan kesan simpel.

4. Tote Bag

Tote bag sering digunakan untuk tampilan classy pada gaya semi formal. Tas dipakai dengan cara dijinjing dengan tangan. Tas memiliki kapasitas yang besar sehingga dapat memuat berbagai keperluan.

5. Goodiebag

Tas Goodiebag merupakan tas yang dapat digunakan sebagai pengganti kantong plastik. Bahan tas goodiebag dapat terbuat dari bahan kanvas, blacu, spunbond dan bahan-bahan lainnya. 

6. Crossbody Backpack

Crossbody backpack adalah salah satu variasi dari tas selempang dimana bentuknya lebih kecil. Cara penggunaannya adalah diselempangkan menyilang tubuh dengan posisi tas di depan atau di belakang badan. Tas crossbody backpack sangat cocok digunakan di tempat umum. Posisinya yang dapat diletakkan di depan badan membuat barang-barang menjadi lebih aman karena selalu terlihat oleh mata.

7. Pouch Bag

Tas pouch adalah tas kecil yang digunakan untuk menyimpan barang-barang kecil untuk kegiatan sehari-hari atau kegiatan formal di kantor. Bentuknya yang kecil dan fleksibel membuat tas ini cocok untuk menyimpan gadget, smartphone, alat tulis, buku sampai kosmetik.