Persiapan event organizer (EO) sebelum event berlangsung sangat penting dilakukan secara detail dan matang. Event yang berjalan lancar dan sukses pasalnya menjadi dambaan tidak hanya untuk penyelenggara tetapi juga untuk klien. Jika Anda adalah panitia event ataupun EO dan sedang mencari cara merencanakan event yang sukses, selamat! karena Anda berada di tempat yang tepat.

Untuk mempermudah Anda, kami merangkum hal fundamental yang harus dipersiapkan secara umum serta berdasarkan kategori event. Pertama, mari berfokus pada hal umum yang harus diperhatikan terlebih dahulu sebelum mengadakan event.

Baca juga: Menyiapkan Perlengkapan untuk Workshop

Hal Umum Penting yang Harus Diperhatikan Saat Akan Mengadakan Event

Mengapa disebut umum dan penting? Pada dasarnya, hal-hal yang akan dibahas adalah lumrah namun tidak dapat disepelekan. Jika tidak dipersiapkan dengan baik maka akan banyak menimbulkan masalah seperti miskomunikasi antar pihak, kekurangan biaya, hingga event yang berantakan karena tidak ada rencana cadangan yang dapat menurunkan pamor pihak penyelenggara.

Jika Anda sudah memahami risiko dari perencanaan event yang tidak matang, maka berikut kami rangkum 8 hal penting yang harus Anda persiapkan agar event berjalan dengan sukses:

1. Set-Up General Meeting

Tujuan dari general meeting adalah menentukan pondasi dan konseptual event. Rapat ini penting dilakukan untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharapkan oleh klien. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda akan sukses karena Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien ke dalam event yang akan dilaksanakan.

Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan-kesepakatan mendasar akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Blueprint akan dibawa ke internal meeting EO untuk diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan dibagi kepada setiap divisi dalam tim EO.

2. Perencanaan Anggaran Biaya

Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk membuat acara tentu terbatas. Oleh karena itu, salah satu hasil dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya. Penentuan anggaran di awal penting untuk mengontrol pembelanjaan agar anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki.

Setelah merencanakan anggaran bersama, tim EO harus segera membagi anggaran tersebut ke setiap divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan biaya operasional persiapan event organizer seperti, penyewaan tempat / gedung, konsumsi, dekorasi, transportasi dan logistik seperti sound system, souvenir, pengadaan dokumen hand-out print dan name tag panitia atau peserta, sampai fee jika mengundang pembicara atau pengisi hiburan.

3. Membuat Check List

Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia / project officer, ketua divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang terbatas.

4. Pembagian Timeline Kerja

Persiapan event organizer memerlukan kerja sama tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibuat timeline kerja. Dokumen ini berisi pembagian tugas setiap anggota tim serta checklist apa saja yang dikerjakan dan ditentukan waktu pengerjaannya.

Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan event seperti penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri sampai menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.

5. Membuat Rundown Acara

Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau susunan acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah general meeting. Seiring berjalannya waktu, rundown bisa terus diperbarui karena tidak semua yang direncanakan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak bisa hadir, sampai konten acara yang berubah.

6. Koordinasi dengan Vendor

Sebagian besar event pasti membutuhkan pihak ketiga yang mampu memenuhi kebutuhan event tersebut. Pihak ketiga atau vendor harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal yang dibutuhkan dapat terpenuhi dan dicari jauh-jauh hari agar Anda dapat mendapatkan harga lokasi, harga dekorasi, harga souvenir seperti harga name tag panitia-peserta, tas, agenda, dll lebih murah. Berikut beberapa vendor umum yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan event.

6.1 Vendor Makanan atau Catering

Sebuah event pasti membutuhkan makanan, apalagi yang diadakan seharian penuh atau bahkan beberapa hari. Pengadaan makanan harus disesuaikan dengan anggaran biaya agar anggaran tidak defisit. Pastikan vendor makanan memiliki track record yang baik, jika perlu survei dan bandingkan beberapa vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor terbaik.

6.2 Vendor Ruangan / Gedung

Jika klien Anda tidak memiliki gedung atau ruangan sendiri tentunya Anda harus menyewa ruangan di tempat lain dengan budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan dengan jumlah orang yang akan hadir dan pastikan fasilitas ruangan memadai seperti tersedianya toilet, tempat parkir, mushola, pendingin ruangan yang baik sampai sound system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung juga harus strategis agar peserta yang akan hadir tidak sulit dan terlalu jauh menjangkaunya.

Baca juga: 6 Gedung Terbaik untuk Mengadakan Konferensi & Seminar di Jabodetabek

6.3 Vendor Souvenir

Banyak jenis event yang membutuhkan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak yang hadir dalam event. Souvenir yang bagus akan membuat event lebih berkesan dan membuat pihak-pihak terkait yang hadir merasa dihargai. Souvenir juga bisa menjadi kenang-kenangan agar event tersebut selalu teringat.

Souvenir yang bermanfaat seperti souvenir tas, macam jenis goodie bag spunbond maupun kanvas dan blacu, buku, pulpen dll akan lebih berkesan karena dapat dipakai kembali. Pilihlah penyedia atau vendor souvenir dengan track record yang baik dan pengerjaan tepat waktu agar souvenir dapat dibagikan pada hari-H event.

7. Siapkan Media Promosi

Event Anda bertiket dan mengundang banyak orang? Lakukan promosi dan publikasi di banyak tempat. Media promosi yang dapat dipakai dan relatif murah adalah media digital dengan beriklan, menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, serta meminta influencer untuk mempromosikan acara Anda lewat media digital mereka. Semakin bagus promosi yang Anda buat makan semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi oleh banyak orang.

8. Lakukan Final Check dan Rencana Cadangan

Karena tidak semua hal yang dipersiapkan akan berjalan lancar dengan pasti, final check dan pembuatan rencana cadangan wajib ada dalam tahap persiapan event organizer. Untuk kembali mengintegrasikan tugas setiap divisi dan anggota tim, final check dan pembahasan rencana cadangan diperlukan sebelum pelaksanaan acara agar tidak ada hal yang terlewat dan setiap orang mengetahui progres persiapan event secara keseluruhan. Rencana cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti rundown acara yang mundur, pembicara yang berganti, jumlah peserta yang berubah, dan lain sebagainya.

Persiapan Event Organizer Sesuai Kategori Event

Setelah Anda mengetahui hal umum penting yang perlu diperhatikan dalam mengadakan sebuah event, langkah selanjutnya adalah mengetahui titik berat perbedaan persiapan di setiap kategori event. Tentunya dengan tetap menerapkan langkah umum yang sudah dipaparkan di atas. Berikut dijelaskan hal-hal paling penting dalam mengadakan event sesuai dengan 5 kategori event:

1. Seminar, Konferensi, atau Pelatihan

Event yang sedang Anda kerjakan adalah event seminar, konferensi, atau pelatihan? Maka hal paling penting yang harus menjadi persiapan event organizer adalah pembicara, pemateri dan logistik untuk pihak-pihak yang hadir. Logistik yang dimaksud yaitu makanan, ruangan dan souvenir.

Makanan harus disesuaikan dapat berupa snack saja atau bisa makanan berat jika event melewati jam makan siang / malam. Ruangan harus sesuai untuk kegiatan pembelajaran karena seminar dan pelatihan adalah event pembelajaran dan diskusi untuk transfer dan berbagi ilmu. Souvenir yang disediakan harus mendukung pelaksanaan seminar dan pelatihan seperti seminar kit dengan isian goodie bag yang berisi tas dan alat tulis.

Tas berupa tas goodie bag, ransel atau selempang dapat digunakan peserta untuk membawa barang bawaannya. Alat tulis berupa buku agenda atau notes dan pulpen dapat digunakan peserta untuk mencatat hal-hal penting dalam pelaksanaan seminar atau pelatihan.

2. Incentive Event (Family Gathering atau Rewarding Event)

Banyak perusahaan atau instansi yang mengadakan incentive event. Bentuknya dapat berupa family gathering, rewarding event atau event sejenis. Tujuan acara adalah untuk ajang silaturahmi atau pemberian penghargaan kepada para karyawan. Hal paling penting yang harus diperhatikan di persiapan event organizer adalah konsep acara, ruangan dan logistik yang berkesan.

Konsep harus dapat menyajikan suasana yang emosional karena merupakan perpaduan antara acara formal dan kekeluargaan. Ruangan harus nyaman karena peserta akan membawa keluarga. Logistik berupa makanan dan souvenir harus disediakan sebaik mungkin. Makanan harus sesuai dengan kebutuhan keluarga dan souvenir harus berkesan serta jika memungkinkan dapat dibuatkan souvenir eksklusif sesuai tema acara, misal saat acara diselenggarakan saat pergantian tahun souvenir dapat mencakup paket kalender berisi sampul kalender dengan isian beberapa lembar, agenda, serta pulpen premium yang dapat memberikan kesan mendalam bagi peserta.

3. Exhibition (Pameran)

Persiapan event organizer yang paling penting yang harus diperhatikan dalam mengadakan pameran adalah koordinasi vendor (logistik) dan manajemen tenant. Vendor logistik yang menyediakan dekorasi, meja, ruangan harus dipastikan dengan baik agar tenant dapat melakukan pameran dengan optimal. Manajemen tenant yang dimaksud adalah mengkoordinasi tenant pengisi stand pameran agar dapat menyuguhkan pameran yang menarik untuk memamerkan hasil karya atau mempromosikan produk-produk terbaru.

4. Meeting

Rapat atau meeting dapat menjadi event yang sangat penting bagi petinggi-petinggi perusahaan atau instansi. Apalagi jika melibatkan stakeholders terkait atau banyak perusahaan / instansi yang berbeda.

Hal yang harus diperhatikan pada persiapan event organizer adalah koordinasi vendor terutama ruangan beserta fasilitasnya, makanan dan souvenir. Ruangan dan fasilitasnya harus mendukung untuk aktivitas diskusi dan presentasi. Makanan terbaik dan souvenir eksklusif disediakan agar acara terkesan eksklusif dan dikenang dengan baik.

5. Event Hiburan

Acara hiburan seperti pentas seni atau konser dapat dikatakan acara yang sangat kompleks sehingga persiapannya juga panjang. Di luar internal persiapan event organizer, hal paling penting yang harus diperhatikan adalah media promosi yang baik. Manajemen promosi dan penjualan tiket sangat penting demi menunjang kesuksesan acara karena sebagus apapun acara hiburan jika yang hadir sedikit maka acara akan terkesan buruk.

Baca juga: Cari Tahu List Perlengkapan Seminar

Perlu diingat bahwa membuat acara yang sukses tidak hanya saat acara berlangsung saja tetapi lebih jauh saat perencanaan dan persiapan event organizer yang matang dengan kerja sama tim yang baik. Sudah siap untuk menyukseskan event? Terapkan 8 hal penting di atas dan sesuaikan dengan 5 kategori event yang sesuai dengan event yang akan dijalankan.

Jika Anda dapat mengerjakan semua hal penting tersebut dengan baik kemungkinan besar event yang Anda buat dapat terlaksana dengan baik. Walaupun Anda tidak dapat memastikan hasil event yang terbaik tetapi Anda dapat memastikan bahwa rencana dan eksekusi sudah dilakukan dengan usaha yang terbaik. Semoga tulisan ini dapat membantu dan menjadi referensi bagi Anda yang akan mengadakan event dan sedang mempersiapkannya.

Jika Anda membutuhkan vendor souvenir atau seminar kit terpercaya, Anda dapat memesan online melalui paketseminar.com. Kami, di bawah Siaga Souvenir & Merchandise (sekarang Souvia), berpengalaman sejak tahun 2012 menyediakan souvenir dan seminar kit bagi ratusan Instansi di seluruh Indonesia. Silahkan lihat produk kami di link ini dan klik tombol di bawah untuk memesan.